如何应用 四管齐下 战略缩小SaaS蔓延

SaaS在过去几年中教训了爆炸式的增长，由于供应商、思维首领和CIO们都对这种形式所能带来的更高效率、更低老本和更短成功期间示意欢迎。但是，在他们热衷于兑现SaaS承诺的环节中，IT指导者往往失去了对整个企业技术堆栈的齐全可视性，从而造成运行程序未获取充沛应用甚至基本未获取应用。

据剖析公司Gartner称，仅往年一年，企业将在IT软件未经常使用的配置上超支7.5亿美元。

印度艾哈迈达巴德控制学院(Indian Institute of Management - Ahmedabad)的信息系统和战略传授PankajSetia博士示意，由于企业愈加关注技术，而非数字业务才干，SaaS和附加组件的少量驳回将是无法防止的。

Setia博士指出，“任何IT指导者都必定思索开发先进的数字才干，使企业变得更好。企业对业绩感兴味。增强的性能经过这些配置表现进去。因此，CIO须要从新思索他们将如何构建有价值的业务才干，而不只仅是取得领有更多配置的技术，这是当今CIO角色面临的外围应战。”

企业软件供应商经常强调额外配置的边沿老本(marginalcost)的急剧缩小，以及这些模块对结果的复合影响，以压服洽购办公室和洽购团队购置捆绑产品的投资报答率，而不是稍后依据须要参与配置。

普华永道印度合伙人SudhirKesavan示意，“企业通常试图经过独裁化访问、强迫或激励经常使用自学模块来确保软件被驳回。有时刻，他们还会经过仪表板来‘控制’指标员工个体的经常使用频率。虽然这些步骤确保了指标员工经常使用软件，但它们并不能确保企业为之付费的完整配置集获取充沛应用。”

无论SaaS蔓延的要素是什么，处置这一应战关于提升老本和提高组织内的全体效率堪称至关关键。以下是防止SaaS蔓延的关键战略。

严厉的控制、活期审计和经常使用剖析

IT指导者必定活期启动软件审计，以识别和评价整个企业中一切SaaS运行程序的经常使用状况。

Hitachi Systems India IT初级副总裁KamalGoel示意，“搜集无关软件驳回、经常使用和用户反应的数据，以确定哪些工具真正为组织参与了价值，哪些工具未获取充沛应用或冗余。这种剖析将协助组织做出理智的选择，以选择保管、升级或中断哪些订阅。”

Goel之前所在的IT部门就对一切SaaS运行程序启动了片面的审计，结果发现多个团队都订阅了同一个名目控制工具，但大少数只经常使用了它的一小局部配置。他指出，“经过切换到一个更集中、老本效益更高的名目控制工具，并中止经常使用旧的名目控制工具，组织可以在不影响消费劲的状况下节俭少量开销。”

通常，团队继续依赖现有的系统和环节，而新系统中的数据和默认的品质会由此遭到影响，造成其更初级的个性变得多余。

对此，Kesavan倡导称，“控制须要采取坚决的立场，齐全依赖新系统提供的信息和情报，即使这会造成蹩脚的决策或延误。当团队看法到他们的KPI将遭到影响时，这种坚决立场会触发听从性。”

将配置映射到用户个体并了解真正的ROI

将配置映射到员工个体以及指标员工个体中需求的频率，可以协助企业更好地启动谈判。

Kesavan称，“基本配置总是被大少数人高频经常使用，而另一方面，一些配置总是只被初级用户或专业个体在特定的基础上经常使用。配置和用户群的映射将协助洽购组织和洽购部门有效协商适合的数量，同时还能协商适合的容许形式，例如按用户、按计算或浮动容许。”

集中式审批流程和系统退役

依据Jubilant Bhartia group首席数字和信息官R AnandLaxshmivarahan的说法，假设企业清楚自己须要什么业务配置，以及如何经常使用市场上游的市场规范SaaS运行程序来成功这些配置，那就没疑问。当其余业务利益关系者(而非IT部门)自己开局这样做时，疑问就出现了。因此，IT必定踊跃被动地与业务协作，处置业务才干的数字化疑问。

Kesavan对此示意批准，并补充道，“数字运营形式激励授权联盟，造成特定用例软件甚至Excel宏的蔓延，从而克制了新系统的经常使用，这不只无法防止地侵害了投资报答率，还侵害了安保性和繁多窗格的好处。为了确保驳回新的SaaS软件及其配置以及用户培训等，CIO须要了解其用户群的日常状况，而后制勘误式的方案，中止经常使用非规范软件。”

为了抢占“影子”IT的先机，Goel倡导企业技术指导者为驳回任何新的SaaS工具成功一个集中的审批流程。IT指导者应该要求团队证实新工具的必要性，展现其价值，并解释它如何补充现有的技术堆栈。这种方法确保每个SaaS订阅都与组织的总体战略坚持分歧，并防止或许造成SaaS蔓延的激动驳回。

Goel之前所在公司的IT部门引入了正式的SaaS恳求表单。任何想要驳回新的SaaS工具的团队都必定填写表格，包含关于工具的预期用途、预期收益和预计老本的具体信息。而后，该恳求教训了触及关键涉众、IT和财务的审查环节。该环节大大缩小了不用要的订阅，由于团队变得愈加留意他们的软件选用。

Laxshmivarahan补充道，CIO们也可以驳回旨在提供可见性的技术，例如云访问安保代理(CASB)来阻止这种蔓延。

活期审查供应商和合同

关于企业IT决策者来说，活期审查现有的SaaS供应商和合同以确保它们依然满足组织的需求，并与企业的指标坚持分歧也是至关关键的。

Goel示意，“随着业务需求的开展，某些运行程序或许会过期或变得不那么关系。与供应商协商更好的条款，或许思索以更低老本提供相似配置的代替处置方案。例如，一个组织发现，随着期间的推移，他们的电子邮件营销软件所提供的配置并没有获取充沛应用。他们没有继续经常使用的供应商，而是选用了具备更定制配置集的不同平台，从而节俭了少量老本。”

如今有一些技术可认为IT指导者提供对企业SaaS环境的齐全可见性。但是，技术指导者能否应用这些技术取决于他们的上班范围。传统的IT指导者只定义配件和软件环境，只关注控制IT环境，很少经常使用这种技术来缩小SaaS蔓延。

Setia指出，“面对SaaS的不时蔓延，痴呆的指导者有或许曾经找到方法，经过应用未经常使用的配置，为企业发明有价值的时机，使自己锋芒毕露。也就是说，CIO应该以共同的形式思索开展数字业务才干的方法，员工也可以被激励思索发明性的方法以发现有价值的物品。”